Szegedi Tudományegyetem - Ahol tudás és szándék találkozik

Tajti Gabriella (SZTE Kulturális Iroda vezetője). Egy rendezvény sikeres megszervezéséhez nagyon fontos a pontos cél meghatározása. A szervezőknek alaposnak és felkészültnek kell lennie, és a témában leginkább avatott előadókat kell felkérnie. Természetesen az egyik legfontosabb tényező a pénz, amelyet a különböző pályázatok illetve a szponzorok biztosítanak. Az én munkaszervezésemben a legfontosabb elem a pontosság. Mindent időben, időre egyeztetni, és megteremteni a különböző programok közötti összhangot.

 

Szekeres Ildikó (Európa-tanulmányok speciális képzés projektmenedzser). Először össze kell egyeztetni az igényeinket, és a rendelkezésünkre álló forrásokat. Ha ez a része működik a dolognak, akkor jöhet az összes többi. Egy rendezvény szervezésénél nagyon sok dologra kell, és illik odafigyelni a szervezőknek. A lényeg az talán, hogy egy konferenciaszervezést egyfajta vendéglátásként értékelek, tehát akiket vendégül látunk, azok kényelmét maximálisan ki kell szolgálnunk, úgy hogy ők ne vegyék észre a mögötte lévő óriási háttérmunkát, és jól érezzék magukat.

 

Gyimóthy Tibor (SZTE TTK Szoftverfejlesztés Tanszék tanszékvezető, egyetemi docens). A konferenciáknak a mi szakterületünkön roppant fontos szerep jut, talán azért, mert nálunk minden nagyon gyorsan változik. A tanszékcsoportunk szeptember végén szervezi meg a világ legnagyobb szoftver karbantartási konferenciáját Budapesten. Egy rangos nemzetközi konferencia megszervezésének lehetősége már önmagában rangot jelent. Nehézséget okoz a megfelelő reklám, hiszen megfelelő számú cikket kell begyűjteni, motiválni kell a tudósokat, hogy jelentkezzenek, hiszen egy konferenciának az adja meg a rangját, hogy mennyien nyújtják be az írásaikat, illetve mi mennyit fogadunk el.

 

Hertelendy Lilla (SZTE GTK oktatásszervező). Az eddig általam szervezett konferenciák az orvosoknak és a gyógyszerészeknek szóltak. Tapasztalatból tudom, hogy az elvárásoknak nagyon nehéz megfelelni. Össze kell állítani a konferencia anyagát és helyet, konferenciatermet, illetve megfelelő technikai hátteret kell biztosítani. Vendégül kell látni az előadókat, ami mindig problémát okoz, hiszen az igények nagyon különbözőek.

 

Milián Orsolya (SZTE BTK Összehasonlító Irodalomtudomány Tanszék oktató). Konferenciát szervezni akkor könnyű, ha a szervező kreatív kollégákkal és megfelelő pénzforrással rendelkezik. Egy jó csapat nemcsak a téma, a felkérendő előadók és a konferenciához kapcsolódó rendezvények eldöntését, hanem a konkrét lebonyolítást is megkönnyíti. Pénz nélkül viszont csak olyan „házi konferenciát” lehet rendezni, amiben az előadó önköltséges alapon vesz részt, értsd: pl. a saját lábán vonul el a kávéautomatához frissülni. Illik legalább fél évvel előre gondolkodni, felkérő levelet is minimum negyedévvel a konferencia előtt kell elküldeni